唯有每一份打印的内容有所不同，方形成数码印刷的独特优势。因此，要把数码印刷发挥得淋漓尽致，印刷商便要掌握数据印刷这项技术。 
数据印刷由两大部分组成，分别是数据处理部分和印刷部分。印刷部分的焦点集中在高速的数码印刷机及印刷驱动器上，两者都和投资的规模有关。数据处理部分就需要较多考虑，因为这部分除了包括资料库的组件之外，还包括图像、版面以及印刷逻辑等项目。
一般市面上的资料处理软件，如Access、FoxPro、SQLServer等等，都是以处理数据为主。这些软件的主打市场，是专业级的数据处理，重点在多用户同时操作或快速存取数据方面，对印刷的配合便相对不足。例如多数资料库都不支援PostScript打印，不支援Mac平台，不支援「退地」的图像等等。不过，其中一款叫FileMaker的资料库却甚适合用於数据印刷公司。FileMaker除了能汇入多款图像格式、支援PostScript、支援图像退地等等之外，更是能够在最多平台上操作的资料库(MacOS7/8/9/X、Win98/NT/2000/Me/XP、Palm、Linux)，加上强大的文字处理及工作小组Workgroup功能，令FileMaker成为数据印刷的皇牌软件。
FileMaker最初在Mac平台上开发，因而继承了Mac软件易学易用的优点。在软件开发之初，即已瞄准工作小组共享数据的需要，因而很早已提供汇入多种数据格式的选择，自版本5.0开始，更能够直接开启Excel档案，令打印Excel数据工作更为方便。FileMaker以一般电脑用家为主要的销售对像，这类用家希望以简单便捷的方式完成工作，因此FileMaker在介面的互动功能上照顾十分周到，例如用户可以在进行数据打印之前，在屏幕上预先检查每一打印页的实际效果，做到Whatyouseeiswhatyouprint，以减少打印过程中出现错漏的机会。
一般来讲，提供数据印刷的公司，亦有机会提供数据收集和更新等业务。目前最盛行的就是透过互联网来收集数据。针对这个需要，FileMaker由版本4.0开始便内置了网站功能，用户只要在设定上启动互联网选项，整个FileMaker便立时变成一个网站，考虑到大部分用户都不熟悉网站的各种设定，FileMaker把所有CGI及网站接驳的技术细节都在软件内完成，印刷商只要启动互联网的选项，便可以即时提供在线的数据库更新服务。
有时候，需要打印的数据来自企业的中央资料库，对此，FileMaker亦提供ODBC及SQL指令支援，若配合内建的自动报表产生组件，便可以十分迅速的制作出企业所需的重要报表，这项功能十分有助印刷商承接企业级的数码印刷业务。
至於处理零碎印件方面，FileMaker亦十分出色。在富士施乐公司最近举办的展览会上，就曾示范怎样用FileMaker配合DocuColor1250，建立一个即时名片印制系统，只要输入被打印者的姓名及相片，该系统就马上打印出50片个人名片，一份包括书签、入场证、识别证等个人化印件，以单一台电脑计算，一天内便完成数百人的名片印制，比起传统做稿方式效率高出很多倍，主要原因是该系统采用了输入一次而输出多款的机制，这正正是数据印刷的精要所在。部分参观者在看完示范後，更提议利用该系统做员工咭片及记录打印、公积金的报告打印及基金投资信打印等等应用。
FileMaker的其他功能还包括支缓XML，支缓JDBC，支缓Java及支缓AppleEvent等等，在此就不作详细介绍。数码印刷商若不想停留於高速影印的范畴，便要著手开发数据印刷的能力，FileMaker正是这个领域的皇牌软件，值得好好学习。
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